Tips bij het organiseren van een toernooi: van datum prikken tot medailles bestellen

Het organiseren van een sporttoernooi is niet eenvoudig maar met een goed plan en een duidelijke checklist zet je een leuk evenement neer voor alle deelnemers en organisatoren. In dit artikel krijg je tips en adviezen over het opstellen van een checklist, van het vaststellen van de datum tot het bestellen van de medailles, sportbekers of andere prijzen. Deze checklist kunt je gebruiken voor alle toernooien, ongeacht de sport of vereniging.

Punt 1. Check de data

De datum vormt de start van de organisatie van je toernooi. Je plant niet lukraak een datum want dan loop je het risico dat er niemand komt. En een toernooi is juist bedoeld om leden aan je vereniging te bieden, meer naamsbekendheid te creëren of om nieuwe leden aan te trekken. Plan een toernooi altijd op een datum en tijdstip dat mensen vrij zijn. Niet alleen van werk of school maar let er ook op dat er geen andere evenementen in de buurt zijn.

Punt 2. Aandachtspunten voor je checklist

Probeer je checklist zo compleet mogelijk te maken, dan kom je voor zo min mogelijk verrassingen te staan op de dag zelf. Houd er in ieder geval rekening mee dat je de volgende zaken hebt geregeld:

• Vrijwilligers, van scheidsrechters tot kantinepersoneel
• EHBO benodigdheden en mensen met een BHV-diploma
• Een toernooischema
• Sponsoren
• Sportprijzen. Door voetbalmedailles, hockey prijzen, sportbekers of andere medailles te bestellen die je kunt personaliseren kun je deze stap mooi combineren met het vinden van sponsoren. Je kunt de naam of het logo van een sponsor op de prijzen af laten drukken.

Punt 3. Zorg voor een soepel verloop van de dag

Een soepel draaiend toernooi organiseren begint al voor de grote dag zelf. Stel de deelnemers op tijd op de hoogte van het speelschema, hoe laat ze aanwezig moeten zijn en wat de regels zijn. Zorg er ook voor dat je tijdens het toernooit wijzigingen of mededelingen eenvoudig door kunt geven. Zorg voor een omroepinstallatie die overal goed te horen is. Bijkomend voordeel is dat je deze installatie tijdens het toernooi kunt gebruiken voor achtergrondmuziek, extra sfeer gegarandeerd!

Punt 4. Horeca

Toernooien duren vaak de hele dag en van sporten krijgen mensen honger. Zorg er dan ook voor dat mensen wat te eten en drinken kunnen bestellen. Dat is niet alleen leuker voor deelnemers en bezoekers maar brengt ook wat extra geld in het laatje voor de vereniging.

Punt 5. Medailles, sportbekers of andere prijzen bestellen

Natuurlijk bestel je prijzen voor de winnaar van het toernooi. Maar het is ook leuk om iedere deelnemer te bedanken voor zijn of haar deelname en inzet. Je kunt bijvoorbeeld medailles bestellen voor iedere deelnemer en een mooie grote wisselbeker voor de winnaars.

Let er bij een leverancier op dat je een partij kiest die de productie van sportprijzen in eigen beheer heeft. Dat is voordeliger en bovendien krijg je een bestelling sneller geleverd. Vaak is het mogelijk om sportprijzen als voetbalmedailles, hockey prijzen of beelden te personaliseren met een boodschap of een afbeelding. Zo maak je het toernooi nog persoonlijker!

Succes met het organiseren van je sporttoernooi, gebruik de tips uit dit artikel en geniet van een onbezorgde dag met veel plezier voor iedere deelnemer!